Bagian 2 -- Pemilihan ERP

Pada Bab II, saya akan membahas faktor-faktor apa yang
seharusnya kita pertimbangkan dalam penentuan ERP yang cocok
untuk industri kita.

Bagaimana kita memilih sebuah sistem ERP yang cocok bagi industri
kita? Saya kira kalau anda ingin industri anda maju dengan
mengandalkan sistem ERP, terutama di Indonesia, maka beberapa
faktor di bawah ini sangat perlu dipikirkan:

1) Feature
2) Teknologi
3) Sumber daya manusia
4) Infrastruktur

Feature

Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong
ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi
untuk industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada
kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini
menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang
spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).

Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses
evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan
perkembangan teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction
menjadi tuntutan Zero In-Process-Inventory, dari Batch
Manufacturing menjadi Just-In-Time Manufacturing, dari konsep
Routing menjadi konsep Synchronising.

Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi
sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang
kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita
perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada
kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia
mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih
berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan
bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak
perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau
tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang
telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu
serupa dengan industri kita.

Teknologi

Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan 'jika
memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan
dibaliknya'. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu
memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik,
saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang
berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi baru.

Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada
yang Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal,
Cobol, Wordstar yang hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di
setiap kurikulum Computer Science di universitas kita, apakah ada
aplikasi baru yang dibangun dengan bahasa itu, hari ini?. Untuk
mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang Sunset merupakan
tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih
ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya,
biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang
lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya
diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti
banyaknya perusahaan di Indonesia yang 'terjebak' dengan
namanya sistem 'legacy'.

Sumber Daya Manusia

Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum
sempurna seperti yang diharapkan manusia (lihat 'Harapan dan
Kepuasan' edisi Juni 1998 ). Oleh karena itu, seberapa sukses pun
ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu
bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita
harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap
apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain
dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket
perangkat lunak desktop. Sayangnya, di Indonesia masih belum ada
badan independen yang dapat menilai prestasi ERP vendor
sekaligus mengaudit kualitas jasa yang mereka berikan sehingga
sering kita dengar istilah PBTTJ - Produknya Bagus Tapi Tidak
Jalan.

Selain dari vendor, perusahaan juga harus ada sumber daya
manusia yang terampil untuk melaksanakan proyek implementasi
ERP ini. (lihat 'Manajer Proyek -- Orang langka di dunia TI' edisi Juli
1998 )

Infrastruktur

Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk
penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor
menyediakan HelpDesk; apakah vendor mempunyai tata cara
(standard operating procedure/methodology) dalam penerapan
sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus
diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa
menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum
sistem 'go-live', umpamanya.

Perlu diperhatikan juga kemungkinan perlunya upgrading di masa
depan. Apakah vendor masih 'ingat' apa yang telah dilakukan?
Apakah vendor tahu konfigurasi sistem yang telah terpasang pada
konsumen setelah misalnya dua tahun kemudian?

Prinsipnya, kita harus bisa bedakan infrastuktur yang sekedarnya
dengan yang benar-benar bisa diandalkan.

Kesimpulan

Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu.
Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada
titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan
yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan
sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi
ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji
kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa
menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan
infrastruktur juga menjadi faktor penentu.***