Bagian 1 -- Konsep Dasar ERP

dari Milis IPOMS

ERP, Infrastruktur Vital Sebuah Industri
Artikel ini dibagi menjadi 3 bagian:
1) Konsep dasar ERP
2) Bagaimana menentukan ERP yang cocok untuk anda
3) Sistim ERP di masa depan.


Bagian 1 -- Konsep Dasar ERP

Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistim ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto telah diberikan
kepada software aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi
sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah
perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan
kapasitas.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial, sistim
Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource.

Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal
tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong
dalam sistim ERP. Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS,
Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics SL (Solomon).

Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu sistim operasi bisnis
kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:


Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim ERP akan
membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala
keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya
tersebut tidak mencukupi, sistim ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya
yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika
hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP juga dapat menentukan
cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan
pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan
keuangan akan tercatat dalam sistim ERP tersebut termasuk menghitung berapa
biaya produksi dari 100 unit tersebut.


Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain.
Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian
perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan,
bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi'
itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor
vendor sistim ERP.


Pada prinsipnya, dengan sistim ERP sebuah industri dapat
dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya
operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving
part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di
negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang
memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi
benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving).
Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal
perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault,
inventory, dsb.

Berapa jumlah perusahaan yang ingin memakai sistim ERP?
Pertanyaan ini mungkin dapat dijawab dengan pertanyaan : Bisakah
perusahaan anda bertahan hidup (survive) tanpa sistim ERP?
Menurut AMR Research dari Boston, untuk perioda 1997-2002,
potensi pasar vendor sistim ERP akan melaju dari 11 sampai 52
milliar USD.

Beberapa variasi ERP



Di sistim manufacturing sendiri bisa terdapat beberapa variasi: a)
make-to-stock (diproduksi untuk dijadikan stok) b)
assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan) c)
assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok) d) make-to-order
(diproduksi berdasarkan permintaan). Contoh make-to-stock
misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi suatu
komoditi yang bisa dijual kapan saja. Sebuah contoh
assemble-to-stock misalnya: pabrik TV yang mendatangkan
komponennya secara knockdown yang kemudian di rakit untuk
dijadikan TV siap jual.

Pada dasarnya, semakin kompleks suatu industri, maka sistim
manufacturing tersebut juga makin menuju ke sistim
assemble-to-order atau make-to-order. Sebagai contoh, industri
pesawat nyaris tidak mungkin memakai sistim make to stock karena
komponennya saja perlu di rancang khusus. Untuk industri seperti
itu, beberapa vendor sistim ERP juga menyediakan sistim Project
Management sebagai ganti dari sistim produksi.

Ada juga industri yang memerlukan sangat banyak komponen yaitu
misalnya industri mobil atau industri elektronik. Dalam
industri-industri ini, jumlah komponen dapat sampai jutaan macam
dan masing-masing mempunyai atributnya sendiri-sendiri. Untuk
kebutuhan ini, ada vendor sistim ERP yang menyediakan sistim
Product Data Management (PDM). Dengan PDM, kita bisa dengan
cepat mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai
hubungan suatu komponen dengan komponen yang lain. Selain itu
dapat juga diketahui informasi mengenai suatu komponen atau
komponen grup termasuk daftar harga, spesifikasi, pemasok dan
daftar pemasok alternatif.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi
penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama
Sales Force Automation (SFA). Sistim ini merupakan suatu bagian
penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada
dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih
efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau
produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau
make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil,
truk dan industri berat lainnya, sistim ERP dapat juga dilengkapi
dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales
dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi
dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan
pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk
mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi
yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler
sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga
mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Proses

Sistim ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap
'best practice' - proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya,
bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian
(purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistim
ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process'
(proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah
dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya
misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai
dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistim ERP, atau, merubah
sistim ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi.
Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja
yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan
Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu
berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistim ERP adalah paket software yang sangat
dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan
produktif. Secara de facto, sistim ERP harus menyentuh segala
aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu,
material dan kapasitas. Perlengakapan sistim ERP mencakup juga
SFA, SCS, PDM dan juga Project Management. Karena sistim ERP
dirancang dengan suatu proses kerja terbaik yang berlaku umum,
maka hal ini merupakan tantangan konsultan ERP untuk dapat
menerapkan sistim ERP untuk suatu perusahaan.

Pada Bab II, saya akan membahas faktor-faktor apa yang
seharusnya kita pertimbangkan dalam penentuan ERP yang cocok
untuk industri kita.